流动人员人事档案管理服务工作的实践与思考
近年来，随着经济社会的发展，人才流动规模不断扩大，各地人才服务机构管理的流动人员人事档案数量不断增加，服务范围得到极大拓展，在档案的转入、转出、查阅、借阅、开具调档函和存档证明等服务利用方面业务量都有明显增加，流动人员人事档案管理服务开启“公共就业和人才服务”新时代。流动人员人事档案管理服务为现代社会人力资源提供了与人事相关的数据和信息支持，是促进人才合理流动及资源优化配置的重要社会活动，可以说，流动人员人事档案管理服务在一定程度上影响了社会及经济的发展。特别是在我国人口流动性不断加大的新形势下，增加了我国流动人员人事档案管理的难度，而且从流动人口人事档案管理现状可以看出，流动人员人事档案管理中还存在很多问题，这已经成为制约我国人事档案管理工作科学化、规范化、健康化发展的突出制约性因素。
因此，笔者试图通过当前流动人员人事档案管理服务现状分析，找出存在的问题，提出对策，供大家商榷。
一、基本情况
安康市辖九县一区，流动人员人事档案数量达数万本。截至2018年底，安康市人才交流服务中心共保管流动人员人事档案25500余本，转出档案8400余本，接收归档材料860余份（包括年度考核表、工资调整表、职称评审表等），查借阅档案1000余人次，开具调档函、政审材料证明1057份，流动人员人事档案占中心管理档案总数的约81%。
二、现状分析
（一）流动人员人事档案的构成分析。依据《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发【2014】90号）规定，我中心管理的流动人员人事档案大致可以分为以下几类：一类是未就业的高校毕业生档案；一类是单位人事代理人员档案和个人人事代理人员档案；一类是当年国企改制后下岗失业人员档案和灵活就业人员档案。其中，后者的人事档案占绝大部分。
（二）人事档案托管数量逐年递增。安康市人才交流服务中心2016年托管流动人员人事档案3500余本；2017年托管5000余本；2018年托管6500余本，分析近三年人事档案托管情况，数量呈逐年递增的趋势。
（三）流动人员人事档案的广泛性和易失性明显。流动人员人事档案是流动人员在空间位移过程中形成的记述，反映个人经历、德才表现等以备考察的各种个人信息材料的集合，人事档案在社会实践中不断产生、充实和丰富，内容更加广泛。由于每类流动人员身份不同，所形成的档案内容存在较大差异，造成人事档案的复杂性。同时，由于种种原因，造成人员流动和档案流动不同步的现象，档案收集不全、缺失、人档分离在所难免。
三、存在的问题
流动人员人事档案管理制度的缺失。一是职能被动，无法完整归档。一方面，很多流动人员离开之前的工作单位后，档案已经脱离了原单位，暂时由流动人员自己保管，未及时托管；另一方面，部分高校毕业生对人事档案的重要性认识不足，认为人事档案可有可无，都会造成归档困难的局面。二是无法对流动人员人事档案进行规范化管理。流动人员的人事档案记录着流动人员在单位的整体工作表现，它为流动人员在找下一份工作时提供了重要的数据支持。但是在实际工作中，经常是一名档案管理员要管理数千甚至上万份档案，工作任务十分繁重，工作标准满足于“装好袋子，锁好柜子”，没有主动研究新的管理方法。尽管一些档案管理机构已逐步开始使用人事档案管理软件，但仅是将手工检索转化为网络检索，且系统较为封闭，无法实现跨部门、跨地区数据互通、互享。
档案功能弱化。在流动人员频繁流转过程中，人员流转和档案流转不同步加上档案管理只能“坐店等客”的管理方式，往往导致流动人员人事档案材料内容补充更新不及时，部分材料内容单薄、缺乏连续性，不能“观其卷，知其人”；个别破产或改制国企下岗职工档案因原单位把关不严出现了涂改、伪造档案“以档谋私”的案例，流动人员人事档案的严肃性和权威性受到挑战，流动人员人事档案的作用难以发挥。
四、对策建议
（一）加大宣传力度，增强档案意识。人社部门和档案管理部门可以利用培训、开座谈会等方式提高档案管理人员对流动人员人事档案重要性的认识，使其自觉、主动地履行职责，确保流动人员人事档案的完整性和准确性。同时，通过其它新闻、网络平台普及档案政策法规，让人们了解人事档案的价值和“弃档”的危害，提高档案的利用率。
（二）加强培训，提高档案人员的专业素质。流动人员人事档案信息化管理是跨多个领域的工作,要求管理人员必须具有较高的档案管理水平，还要求能够熟练掌握各种业务和网络化技术，具备综合素质。 因此，重点加强对档案管理人员的业务素质培训，加强其知识、技能等方面的培训，提高其运用先进的技术和管理水平上的能力;加强流动人员档案管理工作的专业知识和业务知识培训，熟悉对信息工具的使用，能够形成一套完整综合的理论体系，灵活运用于日常的流动人员档案管理工作之中去。此外，还应增强档案管理人员的服务意识，培养良好的道德操守，提升档案管理队伍的整体形象，更好地服务于社会。
（三）建立流动人员人事档案信息通用数据库。建立人事档案信息数据库是人事档案信息化建设的基础工作，是人事档案提供利用实现优质服务、主动服务的基础和前提。随着人事制度改革的不断深入及人事代理制的实行，人员流动日趋平凡，建立全市、全省甚至全国通用的、标准的、先进的、适用的、可靠的人事档案信息库，为今后实现信息资源数字化、信息网络化、信息载体多样化、管理流程自动化、信息共享整体化打下坚实的基础。为避免各系统、各单位自行设计，导致硬件配置不统一、软件不兼容的做法，可以统一配发完整版的管理软件，由专门公司提供凯发一触即发的技术支持，然后推广使用。
（四）推进流动人员人事档案信息化建设。围绕简化优化公共服务流程、方便基层群众办事创业为目标，按照集中统一、分级管理，业务整合、资源共享，统筹规划、分步实施，应用导向、务求实效的原则，以流动人员人事档案管理工作为切入点，以社会需求为导向，通过数据向上集中、服务向下延伸和以服务为中心、以应用促发展的思路，创新管理理念、改造服务模式、整合业务资源，推进档案管理的标准化、数字化、网络化建设，构建全市、全省统一的流动人员档案公共服务网络体系和统一规范的档案管理信息平台和基础数据库，实现全省公共服务流动人员人事档案信息资源的整合共享、异地查阅、统计分析等功能，构建统一、规范、高效的流动人员人事档案公共管理服务平台。